Dockwize Reserveren

02

Wat we eerst uitzochten

Eerst hebben we uitgezocht hoe een boeking nu echt loopt, van het eerste mailtje tot de offerte. Stap voor stap, met de receptie en met wie de offertes maakt. Wat daaruit kwam:

• Veel boekingen lijken op elkaar. Vaste gasten krijgen een offerte die lijkt op hun vorige, met een andere zaal of tijd. Weinig werk per keer, maar het gebeurt heel vaak.
• Outlook is het werkblad van de receptie. Daar staan alle afspraken, met eigen namen en kleuren per zaal. Dat moest blijven werken.
• Zalen, tarieven en namen. Hoeveel mensen er in elke zaal passen, wat ze kosten en hoe ze in de agenda en in de boekhouding heten.
• Korting staat in de administratie. Of iemand huurder of partner is, weet een gast vaak zelf niet. Die afspraak staat in de boekhouding en in het CRM.
• Toegang regelen. De agenda staat in een Microsoft-omgeving die hun IT-partner beheert, en het boekhoudpakket accepteert alleen verbindingen van vaste adressen. Voor allebei moest de toegang eerst goed en veilig geregeld worden.

03

De keuze, en waarom

De belangrijkste keuze: niets vervangen wat al werkt. Dockwize had al een agenda, een CRM en een boekhoudpakket, en het team kent ze. Het reserveringssysteem verbindt die drie, in plaats van er een vierde systeem naast te zetten.

• Outlook blijft de agenda. Het systeem schrijft erin en leest eruit, dus wat de receptie zelf inplant, telt ook mee.
• HubSpot blijft het CRM. Het contact komt er vanzelf in, en HubSpot verstuurt de bevestigingsmail. De tekst en afzender daarvan beheert Dockwize zelf.
• WeFact blijft de plek voor offertes en facturen. Het systeem zet de offerte klaar als concept. Een mens kijkt hem na en verstuurt hem; een offerte gaat nooit vanzelf de deur uit.
• De gast hoeft niets te weten over korting. Het systeem herkent huurders en partners zelf, uit WeFact en HubSpot.
• Eén scriptregel op de nieuwe site. Daarmee wordt elke reserveerknop een popup. Het bureau van de site hoefde niets te bouwen.

04

Wat we opleverden

Agensea ontwierp en bouwde het reserveringssysteem, het beheerscherm voor het team en de koppelingen.

Wat er live staat

• Boeken per ruimte met live beschikbaarheid, ook meerdere ruimtes op eigen dagen en tijden in één aanvraag
• Een beheerscherm met alle reserveringen, een kalender per dag, week of maand, en zelf invoeren en verzetten
• De koppelingen met Outlook, HubSpot en WeFact
• Een bericht aan de brasserie als er catering bij een boeking hoort
• Een eigen inlog per medewerker, met rollen voor kijken, receptie en beheer
• Een pagina met de spelregels: waarom het systeem doet wat het doet, live uit de gegevens
• Na het boeken de vraag hoe makkelijk het ging, met de antwoorden in het beheer
• Ook de zalen van Innovatiepunt KAAP, met een eigen weergave in hetzelfde beheer

Wie deed wat

05

Wat er verandert in het werk

Voor de gast en voor de receptie ziet een boeking er nu anders uit:

• De gast kiest zelf. Op de zaalpagina zie je meteen wat vrij is, en je vraagt in één keer meerdere zalen aan, elk op een eigen dag en tijd.
• Eén kalender voor de receptie. Alle zalen naast elkaar, per dag, week of maand. Wat de receptie zelf in Outlook zet, staat er ook in.
• Dubbel geboekt? Dan laat het systeem meteen zien welke zalen die dag nog vrij zijn.
• De offerte staat klaar. Als concept in WeFact, met de juiste zaal, tijd en korting. Nakijken en versturen blijft mensenwerk.
• De brasserie hoort het vanzelf. Is de offerte verstuurd en hoort er catering bij, dan krijgt de brasserie bericht.
• Ieder een eigen inlog. Met een rol die past bij wat iemand doet.

06

Waar het nu staat

Het systeem is op 11 september opgeleverd en draait sinds 16 september 2026, samen met de nieuwe site van Dockwize. Agensea host en beheert het. De receptie werkt er dagelijks mee en geeft door wat beter kan; de eerste ronde punten na een week werken is verwerkt.

Tijdlijn

1. 6 augustus 2026

   Voorstel met een werkende demo van de boekingsflow

2. 10 augustus 2026

   Akkoord van Dockwize

3. 1 september 2026

   Doorlopen met de receptie, een voor een

4. 8 september 2026

   Oplevering met het team, feedback daarna verwerkt

5. 16 september 2026

   Live, samen met de nieuwe website

6. 23 september 2026

   Eerste punten na een week werken verwerkt